在家辦公期間圖書業務流程管理暫行辦法

2020-02-16 13:03:12  來源:辦公室  編輯:社網站  瀏覽:1031


各圖書分社、各部門:

  為了全面落實疫情防控工作的要求,經公司疫情防控領導小組提議,公司黨委研究批準并報中輕聯黨委備案,在疫情尚未得到緩解前,公司執行在家辦公、線上辦公制度。在此期間,為保持圖書生產平穩有序,特對圖書出版各環節事項辦理流程通知如下:

  一、有關會議

  將營銷論證會議、投資論證會議、選題論證會議等有關會議,由現場會議的形式改成網絡視頻會議,會議召開時間、會議參加人員、會議程序不變,會議紀要簽署改為網上傳閱方式進行。

  二、編輯環節(由總編辦統籌管理)

  (一)通過電話、網絡等方式可以辦理的業務,無需到公司處理,如:

  1. 選題申報、論證、審批;

  2. 出版合同審核;

  3. 書號、CIP、條碼的申請、下載;

  4. 印數審批;

  5. 封面質檢;

  6. 有關系統信息填報等。

  (二)確需到公司辦理的業務,實行預約辦理制度,即提前一天與相關部門溝通完成后,再到公司辦理,如:

  1. 出版合同簽署;

  2. 終審;

  3. 新書、重印書發稿;

  4. 三校樣質檢。

  (三)原則上,總編辦于每周一、三、五的上午10:00~12:00到公司辦公。為提高工作效率,減少往返公司次數,要求分社提前一天列出所需辦理業務的計劃,以便總編辦提前安排相關人員;如6個分社全無業務,則總編辦無需安排人員到公司。

  (四)如有緊急業務,本著特事特辦的原則,各分社也可隨時與總編辦聯系,以進行臨時性安排。

  (五)經報總編輯同意后,重點產品可實行項目制管理,由分社長建立跨部門項目小組,將有關部門人員組織在一起,進行實時跟蹤,確保重點產品進度。

  三、出版環節(由出版管理部統籌管理)

  (一)通過電話、網絡等方式可以辦理的業務,無需到公司處理,如:

  1. 成本測算,包括新選題測算,新書印單成本測算,重印書成本測算等;

  2. 書脊測算;

  3. 紙張材料采購;

  4. 開據付印單據(遠程);

  5. 紙張材料出入庫管理;

  6. 新書發印前文件的傳輸與確認,重印圖書的版權頁修改標記或重印勘誤等;

  7. 原則上封面、正文設計由設計人員把關進行網上確認簽字,如有特殊需要可進行實物簽字。設計簽字后發下一環節(如編輯)簽字確認。

  (二)需要進行實物傳遞或確認的工作。需提前一天與相關部門溝通確認后,再到公司辦理。擬將一樓值班室設為文件中轉站。請收到實物的人員做好實物消毒處理后進行業務處理。

  1. 新書發稿:請總編辦將稿件放到中轉站,并將發稿單拍照發流程員姜濤。流程員負責通知出版部下一環節相關人員。

  2. 校對(文稿在中轉站中轉):線上傳遞信息,稿件在中轉站傳遞,校對人員根據需要隨時安排。

  3. 印制(所有付印圖書均應簽字齊備):

   新書——印廠應以收到印制人員的圖書付印單電子版和編輯簽字確認后的藍紙為開印指令,二者缺一不可。

  重印書——請總編辦將樣書放到中轉站,并將修改部分拍照發印制人員(僅限于修改版權頁,修改較多另議),印制人員檢查后,下達印刷指令。

  四、發行環節(由營銷中心統籌管理)

  (一)通過電話、網絡等方式可以辦理的業務,無需到公司處理,如:

  1. 入庫圖書信息傳遞,銷售情況溝通等工作;

  2. 訂單收集、調撥單開具、發貨跟蹤等;

  3. 業務對賬、開發票(電子發票)等;

  4. 書款結算與確認等;

  5. 促銷活動申報與確認等;

  (二)需要進行實物傳遞或確認的工作。提前一天與相關領導及人員溝通好之后去公司辦理。

  銷售人員暫時停止出差、業務拜訪及業務接待,3月份館配會等待通知再做決定。

  五、入庫物流環節(由倉儲物流部統籌管理)

  倉儲物流部按照庫房所在地政府統一要求,按照“倉儲物流應對新型冠狀病毒防控措施方案”執行。

  六、其他相關環節

  原則上,相關部門到公司辦公時間同總編辦,即每周一、三、五的上午10:00~12:00。

  (一)確需蓋章用印的合同、證明等,須在線履行審批手續完備后,提前1天與辦公室進行預約,以便提前安排相關人員辦理。

  (二)涉及開具發票、對外支付等,須在線履行審批手續完備后,提前1天與資產財務部進行預約,以便提前安排相關人員辦理。

  (三)其他臨時事項,均實行預約辦理制度。

  七、為滿足線上辦公需要,數字中心做好相關技術支持工作。

  八、根據大樓管委會疫情防控要求,到公司辦公人員名單需提前向后勤服務部主任伍寶祥備案,由伍寶祥向大樓管委會備案。為減少人員聚集,各部門負責人統籌安排到公司人員,原則上一個部門每天只能安排1人,由部門負責人提前向伍寶祥備案本部門人員。伍寶祥根據辦公人數做好消殺防疫設施配備,放置在一樓值班室,辦公人員到公司后首先領取消毒用品,對各自辦公場所進行消毒,離開公司時將物品放回一樓值班室。辦公人員進出辦公樓要進行登記并接受大樓保安的體溫檢測。

  九、各部門到公司辦公的人員由部門負責人指派,必須符合以下條件:

  1. 湖北或途經湖北返京人員,自行在家隔離滿14天的;

  2. 其它地區(非湖北或途經湖北)返京人員,自行在家隔離滿7天的;

  3. 無發熱、咳嗽等不適癥狀的。

  十、到公司辦公的人員,按要求正確佩戴口罩,做好自己辦公場所消毒殺菌,提高辦事效率,減少人員聚集時間。

  十一、在家辦公期間,除每周一、三、五的上午10:00~12:00到公司辦公的員工以外,其他人員不得進入公司辦公場所。特殊情況需要進入公司辦公樓的,部門負責人要提前向分管領導和伍寶祥報告。公司辦公樓只保留院內一個出入口,后勤服務部負責將其它出入口封閉。

  十二、本通知自2020年2月10日起實行,待正常辦公后即告終止,瑞麗根據此暫行辦法的精神制定相關細則,并報出版社疫情防控領導小組備案。

  注1:疫情防控期間,大樓管委會規定大樓院內每天只允許單位一輛車進入,用于值班人員車輛進入。每周一、三、五到單位辦公人員自己駕車的,車輛不用備案,可以將車輛停在臺基廠二條,先自己墊付停車費,疫情結束后由單位統一報銷。

  注2:后勤服務部主任伍寶祥電話:13901235148。

 

中國輕工業出版社有限公司  

疫情防控領導小組    

2020年2月6日     


竞博网址